Le BPM « Business Process Management » est un terme très répandu, cependant les notions qu’il recouvre sont vastes, et il est parfois difficile de savoir exactement ce qu’est exactement le BPM.
En résumé, le BPM couvre tous les aspects qui permettent de « manager les processus ».
Un processus est au sens de l’ ISO 9000, un ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’ entrée en éléments de sorties.
La notion centrale d’un processus est la notion de valeur ajoutée.
Le management des processus peut se définir comme le résultat d’un travail d’équipe permettant d’identifier, de partager, de clarifier et d’améliorer les pratiques créatrices de valeur pour les clients, les actionnaires, le personnel, la collectivité et les partenaires d’une organisation.
Le management des processus doit avoir pour objectif d’impliquer l’entreprise dans une démarche permanente d’amélioration de l’efficacité de ses activités afin d’améliorer ses résultats, en consommant la meilleure quantité possible de ressources en vue d’obtenir la meilleure perception possible de la valeur produite par l’entreprise aux yeux du client.
Les phases de la mise en oeuvre d’une approche processus
- La première phase de toute mise en place d’un système de management des processus consiste à « cartographier les processus » avec un outil à la fois graphique et documentaire.
- La cartographie fait généralement apparaître 2 niveaux de processus. Au premier niveau le nombre de processus identifiés doit être limité, en général la représentation graphique doit pouvoir tenir sur une feuille A4.
- Le premier niveau de processus ouvre l’accès aux sous-processus, à chaque sous-processus correspond un ensemble de procédures. Les procédures peuvent être manuelles ou faire appel à des moyens mécaniques ou informatiques. Les processus sont donc le support des procédures.
- A la suite de la cartographie un système de mesure de leur performance à base d’ « indicateurs clés de performances », est mis en place en privilégiant les processus clés pour l’atteinte des résultats opérationnels visés par la stratégie de l’entreprise.
- Les indicateurs de performance sont utilisés pour focaliser l’attention et les efforts les activités des processus clés qui doivent faire l’objet d’actions ou de projets visant à optimiser ces activités en vue de permettre à l’organisation d’atteindre ses objectifs stratégiques.
Le Workflow souvent associé au BPM est un outil informatique qui est utilisé pour matérialiser à l’aide d’un système informatique les enchaînements des différentes tâches des procédures des processus qui sont soit essentiellement manuelles ou des procédures faisant appel à des transactions informatisées dont les enchaînements ne sont pas automatisés.
RS2i est un acteur important de l’automatisation des procédures par la mise en oeuvre de systèmes de Workflow au titre de son partenariat avec la société Staffware, dont le moteur de Workflow a été retenu par de nombreuses organisations comme moteur d’automatisation de procédures de production de services à base de gestion de dossiers faisant appel à de nombreuses tâches manuelles.
Les nombreux projets réalisés par RS2i dans le domaine du Workflow, montrent que la mise en Å“uvre de cet outil doit être pris en compte dans la problématique plus globale du management des processus, et que le Workflow est avant tout un outil d’automatisation de certaines procédures liées aux processus de l’entreprise.
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